De conceptrichtlijn kan worden aangeboden in het Nederlands, het Frans of het Engels, en wordt beoordeeld door minimum drie en maximum vijf beoordelaars. Omdat methodologische en inhoudelijke aspecten van een richtlijn niet steeds van elkaar te scheiden zijn en elkaar vaak beïnvloeden, wordt de validatiecommissie steeds samengesteld door ten minste één primair methodologische deskundige, ten minste één primair inhoudelijke deskundige en ten minste één lid van de discipline of disciplines waarop de richtlijn van toepassing is. De groep beoordelaars bestaat uit minstens één Nederlandstalige en één Franstalige expert.
De verschillende beoordelaars scoren de conceptrichtlijn aan de hand van het AGREE II- instrument. De beoordelaars kunnen aanvullend ook adviezen formuleren. De validatie heeft enkel betrekking op het ontwikkelingsproces van de richtlijn en doet geen uitspraak over de eigenlijke inhoud. Een stafmedewerker van CEBAM doet bijkomend een screening van de literatuur ter controle dat geen belangrijke studies werden gemist.
De beoordelingen worden samengebracht tijdens een bijeenkomst van de validatiecommissie, en besproken. Een vertegenwoordiging van auteurs wordt uitgenodigd op een deel van de bijeenkomst om een antwoord te geven op de vragen van de commissie. Na de bespreking spreekt de validatiecommissie een gemeenschappelijke eindbeoordeling uit. Dat kan zijn:
• Gevalideerd (al dan niet met mineure opmerkingen): met andere woorden de richtlijn voldoet aan de door CEBAM gehanteerde criteria voor een goede richtlijn voor medisch of paramedisch klinisch handelen en wordt aanbevolen voor toepassing door de betrokken zorgverleners.
• Gevalideerd met majeure opmerkingen: met andere woorden de richtlijn voldoet grotendeels aan de door CEBAM gehanteerde criteria voor een goede richtlijn voor medisch of paramedisch klinisch handelen, maar er zijn nog belangrijke verbeteringen of
aanvullingen noodzakelijk voor de richtlijn kan worden toegepast door de betrokken zorgverleners. De indieners krijgen de mogelijkheid om binnen de 6 maanden een aangepaste versie in te dienen, die al dan niet gevalideerd wordt.
• Niet gevalideerd: met andere woorden de huidige versie van de richtlijn voldoet niet aan de door CEBAM gehanteerde criteria voor een goede richtlijn voor medisch of paramedisch klinisch handelen en wordt (nog) niet aanbevolen voor toepassing door de betrokken zorgverleners. De vereiste verbeteringen worden aangegeven; het staat de indieners vrij om binnen de 6 maanden een herwerkte versie van de richtlijn voor beoordeling aan te bieden. In dat geval wordt de volledige beoordelingsprocedure opnieuw doorlopen, waarbij de beoordelingsgroep dezelfde blijft.
Voor de validatie van een herziene richtlijn vraagt CEBAM aan de indieners om in een daartoe opgestelde vragenlijst te verduidelijken welke aanpassingen er ten opzichte van de vorige versie van de richtlijn zijn aangebracht. Als daaruit blijkt dat het slechts om mineure aanpassingen van de aanbevelingen gaat, is een volledige hervalidatie niet nodig. De validatiegroep bestaat dan uit één methodologische en één inhoudelijke expert. Indien nieuw belangrijk wetenschappelijk bewijs of een andere interpretatie van het wetenschappelijk bewijs door de richtlijnontwikkelaars aanleiding heeft gegeven tot gewijzigde aanbevelingen, is wel een nieuwe validatieprocedure nodig.
Om de doorlooptijd van een validatieprocedure tot een minimum te beperken, wordt aan de indieners gevraagd één maand op voorhand te verwittigen wanneer de richtlijn zal worden ingediend. Die maand benut CEBAM om een validatiecommissie samen te stellen, en ter goedkeuring voor te leggen aan de indieners. Er wordt op dat moment gevraagd om ook volgende informatie te bezorgen: naam en affliliatie van de auteurs, experts en alle andere personen die betrokken waren bij het ontwikkelingsproces. Indieners kunnen eventueel experts zonder belangenconflict suggereren die kunnen worden aangezocht om in de validatiecommissie te zetelen. Ook het contract tussen CEBAM en de indieners wordt dan geregeld. De vergoeding voor de validatie wordt bepaald in het contract. Indieners van een richtlijn kunnen hun kansen op een goede beoordeling vooraf verhogen door zelf een AGREE II-evaluatie te doen. Zo kunnen zij eventuele tekortkomingen tijdig bijstellen.
Hebt u specifieke vragen over de validatie van richtlijnen of wil u een conceptrichtlijn indienen voor validatie, dan kunt u terecht bij martine.goossens@cebam.be.